INTERN REGLEMENT
HOOFDSTUK 1 – DOEL VAN DE VERENIGING
Artikel 1 – Doelstelling van de vereniging
De vereniging heeft als belangeloos doel:
Het verspreiden en aanmoedigen van de amateurfotografie in de ruimste zin. Dat wil zeggen, dat de vereniging zich ook mag toeleggen op activiteiten als filmen, het werken met videocamera’s, het digitaliseren van fotografisch opgenomen materiaal of het direct digitaal vastleggen van fotobeelden. Voorts met alle overige activiteiten, die de ontwikkelingen van de fotografische techniek(en) mogelijk maken en met het uitbouwen en tot stand houden van een jeugdwerking.
Ter verwezenlijking van dit belangeloos doel heeft de vereniging de volgende activiteiten tot voorwerp, zowel in België als in het buitenland, voor eigen rekening of voor rekening van haar leden:
– Het houden van bijeenkomsten;
– Het inrichten van theoretische en praktische lessen;
– Het tonen en bespreken van foto’s;
– Het organiseren van fototentoonstellingen;
– Het deelnemen aan fotowedstrijden;
– Het deelnemen aan activiteiten georganiseerd door DFT vzw of andere;
– Het organiseren van foto-uitstappen;
– Het organiseren van voordrachten met externe sprekers over de fotografie.
De omschrijving van deze activiteiten is louter exemplatief en niet limitatief.
Daarnaast kan de vzw alle activiteiten ontplooien die rechtstreeks of onrechtstreeks bijdragen tot de verwezenlijking van haar doel, met inbegrip van commerciële en winstgevende activiteiten waarvan de opbrengsten altijd volledig zullen worden bestemd voor de verwezenlijking van haar doel.
HOOFDSTUK 2 – LEDEN
Artikel 2 – Soorten leden
De vereniging heeft werkende en toegetreden leden.
Artikel 3 – Werkende leden : aantal, voorwaarden en formaliteiten rond de toetreding
Er zijn minimum twee effectieve, werkende of wettelijke leden, verder in deze tekst “werkende leden/werkend lid” genoemd. Er is geen maximumaantal bepaald. Zij hebben stemrecht in de algemene vergadering.
Als werkend lid kan tot de vereniging toetreden, ieder natuurlijke persoon die door de algemene vergadering wordt aanvaard.
De inhoudelijke voorwaarden om als werkend lid toe te treden zijn de volgende:
– Alle beoefenaars van fotografie
– Minimaal één jaar toegetreden lid zijn.
– Minimum 18 jaar zijn
– Toegetreden leden die door minstens twee effectieve leden worden aangebracht
Om toegelaten te worden als werkend lid moet de persoon die voldoet aan voormelde voorwaarden, de goedkeuring van de algemene vergadering bekomen.
Daartoe, moet de kandidaat een gemotiveerd verzoek tot het bestuursorgaan richten bij gewone brief of per e-mail op het e-mailadres van de vennootschap, met aanduiding van zijn naam, voornamen, en woonplaats.
De algemene vergadering beslist autonoom over de aanvaarding van de kandidaat als werkend lid op haar eerstvolgende vergadering.
De algemene vergadering kan het verzoek weigeren, mits motivering. Tegen deze beslissing is geen beroep mogelijk.
Artikel 4 – Werkende leden : plichten
Werkende leden zijn gehouden tot discretie ten overstaan van gevoelige persoonsgebonden informatie die zij zouden vernemen in het kader van hun functie en tegenover derden wat betreft de werking van de vereniging.
Artikel 5 – Werkende leden : uittreding – uitsluiting – schorsing – overlijden
§1 Uittreding
Elk werkend lid van de vereniging is op elk moment vrij om uit te treden.
Deze uittreding moet worden gericht aan het bestuursorgaan bij gewone brief op de zetel van de vennootschap of per e-mail op het e-mailadres van de vereniging.
Een werkend lid wordt geacht uit te treden in volgende omstandigheden en vervalt het lidmaatschap bijgevolg onmiddellijk en automatisch:
Het ontslag vanwege een werkend lid gaat onmiddellijk in.
§2 Uitsluiting
De uitsluiting van een werkend lid moet worden aangegeven in de oproeping van de algemene vergadering. Het werkend lid moet worden gehoord. De uitsluiting van een werkend lid kan slechts door de algemene vergadering worden uitgesproken met naleving van de aanwezigheid- en meerderheidsvereisten voorgeschreven voor een statutenwijziging.
§3 Schorsing
Als een werkend lid in strijd handelt met de doelstellingen van de vzw, kan het bestuursorgaan het lidmaatschap schorsen in afwachting van de algemene vergadering waarop beslist wordt over de beëindiging van het lidmaatschap.
§4 Overlijden
Het lidmaatschap van een werkend lid eindigt van rechtswege bij het overlijden van dat werkend lid.
Artikel 6. – Uitsluiting van rechten op het bezit van de vzw
Uittredende of uitgesloten werkende leden en hun rechtsopvolgers hebben geen deel in het vermogen van de vereniging, en kunnen derhalve ook nooit teruggave of vergoeding voor gestorte bijdragen of gedane inbrengsten vorderen.
Artikel 7 – Toegetreden leden
De toegetreden leden zijn derden die aansluiten om te genieten van de activiteiten van de vzw, maar geen (effectief of werkend) lid zijn. Zij behoren niet tot de algemene vergadering en hebben er geen stemrecht.
Elke natuurlijke persoon die de doelstellingen van de vereniging ondersteunt, kan zich kandidaat stellen als toegetreden lid.
Zij zijn opgesplitst in 2 categorieën:
a. Jeugdleden onder de 18 jaar
b. Volwassenen
Elk jeugdlid dat de leeftijd van 18 jaar bereikt, kan zich aansluiten bij de volwassenen.
Jeugdleden (onder de 18 jaar) dienen de goedkeuring te hebben van een ouder of wettelijke voogd.
Een kandidaat moet een gemotiveerd verzoek tot het bestuursorgaan richten, bij gewone brief of per e-mail op het e-mailadres van de vennootschap, met aanduiding van zijn naam, voornamen en woonplaats.
Het bestuursorgaan informeert bij de leden en toegetreden leden over de kandidatuur van de kandidaat.
Het bestuursorgaan beslist autonoom of een kandidaat al dan niet wordt aanvaard als toegetreden lid. Deze beslissing moet niet gemotiveerd worden. Tegen deze beslissing is geen beroep mogelijk.
Elk toegetreden lid moet een band hebben met de vzw.
Elk toegetreden lid heeft enkel de rechten en verplichtingen die in deze statuten zijn vastgelegd.
De rechten en plichten van de toegetreden leden kunnen gewijzigd worden zonder instemming van de toegetreden leden.
Artikel 8 – Toegetreden leden: rechten en plichten
Een toegetreden lid bezit de volgende rechten :
– toegang tot de volledige website van de vereniging
– het verkrijgen van een DFT mail adres
– deelname aan de werking van de vereniging
– het gebruik maken van de diensten die aangeboden worden door de vereniging
– het deelnemen aan wedstrijden, fototentoonstellingen
Toegetreden leden zijn gehouden tot eerbiediging van de standregels, maar hebben noch recht van bestuur, noch recht van inzage en controle. Zij kunnen geen deel uitmaken, onder welke vorm ook van bestuurlijke lichamen.
De werkende leden kunnen de rechten en plichten van de toegetreden leden wijzigen zonder instemming van de toegetreden leden.
Artikel 9 – Toegetreden leden: Voorwaarden en formaliteiten rond de uittreding en uitsluiting toegetreden leden
§1 Uittreding
Elk toegetreden Lid van de vereniging kan op elk moment uit treden uit de vereniging.
De uittreding moet worden gericht aan het bestuursorgaan bij gewone brief op de zetel van de vennootschap of per e-mail op het e-mailadres van de vereniging.
Een toegetreden lid wordt geacht uit te treden in volgende omstandigheden:
– Wanneer het toegetreden lid niet meer voldoet aan de inhoudelijke voorwaarden om toegetreden lid te worden in de vereniging.
– Wanneer een toegetreden lid zijn bijdragen niet betaald heeft, binnen de maand nadat hij hiertoe schriftelijk werd verzocht bij gewone brief of op het e-mailadres dat door hem werd gecommuniceerd aan de vereniging.
– Wanneer het toegetreden lid zich schuldig maakt aan opzettelijk overtreden van de statuten en/of het intern reglement;
– Wanneer zijn gedrag klaarblijkelijk getuigt van een deloyale houding tegenover de vereniging;
– Wanneer hij tekort is gekomen aan de regels der collegialiteit;
– Wanneer hij door zijn gedrag de vereniging in opspraak brengt;
– Bij het toebrengen van eender welke schade aan het imago van de vereniging;
– Bij het geven van valse uitspraken, verklaringen of geschriften die de vereniging kunnen schaden;
– Bij het opzettelijk beschadigen, vernietigen of ontvreemden van materiaal van de vereniging;
– Bij het berokkenen van financiële schade aan de vereniging.
§2 Uitsluiting
Een toegetreden lid kan op elk moment worden uitgesloten door het bestuursorgaan met een gewone meerderheid van de stemmen van de aanwezige en vertegenwoordigde bestuurders.
§3 Overlijden
Het lidmaatschap van een toegetreden lid eindigt van rechtswege bij het overlijden van dat toegetreden lid.
Artikel 10 – Uitsluiting van rechten op het bezit van de vzw
Uittredende of uitgesloten toegetreden leden en hun rechtsopvolgers hebben geen deel in het vermogen van de vereniging, en kunnen derhalve ook nooit teruggave of vergoeding voor gestorte bijdragen of gedane inbrengsten vorderen.
Artikel 11 – Verantwoordelijkheid
Ieder lid en toegetreden lid is individueel verantwoordelijk, in de meest uitgebreide zin, voor alle door hem of haar tentoongestelde, aangeleverde of door hem of haar bewerkte werken. Ieder lid en toegetreden lid is geacht de vigerende wetgeving inzake auteursrechten en fotografie van objecten en personen te kennen en toe te passen op straffe van uitsluiting uit de vzw.
Artikel 12 – Werkjaar
Een werkjaar loopt van 01 januari tot 31 december.
Artikel 13 – Lidmaatschapsbijdrage
De werkende leden en toegetreden leden zijn tot een jaarlijkse bijdrage van maximum 100,00 EUR verplicht en deze bijdrage omvat eveneens de aansluiting bij Breedbeeld vzw.
De jaarlijks te betalen bijdragen wordt vastgelegd door de algemene vergadering.
Voor leden die toegetreden lid worden na 01 september zal het lidmaatschap echter doorlopen tot en met het volgende werkjaar.
Het hernieuwen van het lidmaatschap zal gebeuren in de maand november teneinde een vlotte administratieve afwerking te garanderen. De leden en toegetreden leden kunnen door het bestuursorgaan worden aangemaand hun bijdrage binnen een bepaalde termijn te betalen. Het werkend lid of toegetreden lid dat niet betaalt binnen dertig dagen na afloop van de bepaalde termijn, wordt geacht ontslagnemend te zijn.
Artikel 14 – Beëindigen lidmaatschap toegetreden lid
Het bestuursorgaan kan het lidmaatschap van een toegetreden lid beëindigen op het einde van een werkjaar. Het bestuursorgaan dient deze beslissing niet te motiveren. Tegen deze beslissing is geen beroep mogelijk.
HOOFDSTUK 3 – AANSPRAKELIJKHEID
Artikel 15 – Aansprakelijkheid van het bestuur voor het gedrag en materiaal van leden
Het bestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor tekortkomingen die voortspruiten uit het gedrag van de toegetreden leden. Meer bepaald ten aanzien van optreden in openbaar en in publicaties van foto’s via eender welke vorm moeten de leden zich houden aan de algemeen gangbare vormen van goede zeden.
Het bestuur kan ook niet aansprakelijk worden gesteld voor beschadiging aan of verlies van fotografische werken van de toegetreden leden, voortkomend uit normaal gebruik bij bespreking, tentoonstelling, verzending, enz…
Het bestuur kan ook niet aansprakelijk worden gesteld voor beschadiging van of verlies van fotografie materiaal van toegetreden leden.
HOOFDSTUK 4 – BESTUUR EN VERTEGENWOORDIGING
Artikel 16 – Bestuurssamenstelling
Het bestuur is samengesteld uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester.
Artikel 17 – Bestuurstaken
Het bestuur is belast met de uitleg en handhaving van de Statuten en van dit intern Reglement, alsmede met de uitvoering van de besluiten van de Algemene Vergadering. Het verricht voorts alle overige werkzaamheden, die in verband met de doelstellingen van de vereniging, overeenkomstig de Statuten, nodig zijn. Voor zover dit Reglement daarin niet voorziet verdeelt het bestuur onderling de hiervoor bedoelde overige werkzaamheden onder de bestuursleden.
Artikel 18 – Taken voorzitter
De werkzaamheden van de voorzitter zijn onder meer:
Artikel 19 – Afwezigheid voorzitter
Bij afwezigheid van de voorzitter wordt deze vervangen door het oudst aanwezige bestuurslid of een werkend lid door hem aan te duiden.
Artikel 20 – Taken secretaris
De werkzaamheden van de secretaris zijn onder meer:
Artikel 21 – Taken penningmeester
De werkzaamheden van de penningmeester zijn onder meer:
Artikel 22 – Verantwoording aan Algemene Vergadering
Het bestuur legt jaarlijks aan de Algemene Vergadering verantwoording af voor het gevoerde beleid. De stukken, dienen tenminste twee weken voor de Algemene Vergadering zal plaats hebben voor zowel bestuur als kascommissie ter inzage beschikbaar te zijn.
Artikel 23 – Bestuursbesluiten
Elk bestuursbesluit is bindend voor alle leden mits het niet in strijd is met de Statuten, met dit Reglement of met de besluiten van de Algemene Vergadering. In dat geval is het besluit nietig.
HOOFDSTUK 5 – Gebruik clublokaal en/of fotostudio
Artikel 24 – Adres
DFT vzw bezit een clublokaal en fotostudio. Deze bevindt zich te 2300 Turnhout, Slachthuisstraat 15D (oude legersite FRAC).
Artikel 25 – Toegang lokaal
Toegang tot het lokaal kan enkel met een toegangsbadge. Bij het lid worden van de vereniging zal gevraagd worden of u al dan niet een toegangsbadge wenst. Elk lid kan te allen tijde een toegangsbadge aanvragen bij de voorzitter. Er wordt steeds een eenmalige bijdrage van € 10,00 gevraagd.
Artikel 26 – Gebruik fotostudio
Een lid kan gebruik maken van de fotostudio. Hij zal hiervoor een vergoeding betalen. Teneinde misbruik tegen te gaan kunnen leden die op commerciële basis werken de studio’s gebruiken tegen dezelfde voorwaarden als niet leden.
Als een lid gebruik wil maken van de fotostudio dient hij/zij zich te melden via mail.
Artikel 27 – Gebruik fotostudio door niet-leden
Niet-leden hebben de mogelijkheid om de studio te huren.
Voor niet-leden gelden andere bijdragen zoals hierna omschreven.
Artikel 28 – Jeugdbijeenkomst
Op de zaterdagen dat de DFT jeugd hun bijeenkomst heeft, mag er in geen enkele uitzondering een studio gereserveerd worden zonder dat de verantwoordelijke van de jeugd hierover is geraadpleegd. Enkel met hun medeweten zal er op die dagen al dan niet gebruik kunnen gemaakt worden van faciliteiten.
Artikel 29 – Commerciële doeleinden
De studio’s mogen enkel voor eigen gebruik gebruikt worden. Gezien onze lage huurprijzen kunnen wij niet toestaan dat de studio’s gebruikt worden voor commerciële doeleinden. M.a.w. alle opdrachten waar een commerciële betaling tegenover staat.
Uitzonderingen en/of alle afwijkingen op deze regel dienen te allen tijde worden voorgelegd aan het bestuur.
Hiervoor kan je contact opnemen met het bestuur. Enkel het voltallige bestuur kan hierover een akkoord geven. We vragen hieromtrent dan ook de eerlijkheid van onze leden. We zijn tenslotte geen liefdadigheidsinstelling.
Artikel 30 – Conflicten
Kijk steeds welke ruimten verhuurd zijn bij het inboeken van een reservatie. bv. Indien het lokaal verhuurd is, bestaat er de kans dat je de sanitaire ruimte en de inkomhal gedeeld dient te gebruiken.
Zorg steeds bij het inboeken van een reservatie dat je niet in conflict komt met een andere reservatie en hierdoor een ander lid kan storen.
Artikel 31 – Betaling huurprijs
De kosten van de huur dienen steeds betaald te worden voor het eind van de maand waarin de verhuring plaatsvond. Gelieve duidelijk de datum van gebruik en je naam te vermelden bij de betaling. De persoon die de overschrijving doet is niet altijd de gebruiker en is hierdoor niet altijd duidelijk.
Artikel 32 – Vervallen en annuleren van een afspraak
Indien men zich niet aan de gemaakte afspraken kan houden, dient men het bestuur daarover direct te informeren.
Indien een gemaakte reservatie wegvalt, doch het lid heeft het bestuur daarover niet verwittigd, is men verplicht zijn bijdrage alsnog te betalen.
Het bestuur heeft te allen tijde het recht een boeking van studio / lokaal te annuleren. Het lid zal hiervoor per mail verwittigd worden met de reden waarom.
Artikel 33 – Meldingen
Elk lid, dat buiten de clubavonden om, het clubgebouw betreedt, dient eventuele bijzondere voorvallen en ongevallen of ontstane schade aan gebouw en/of eigendommen van de vereniging onmiddellijk te melden aan de voorzitter zodat indien nodig onmiddellijk de nodige maatregelen kunnen getroffen worden. (bv. stroomuitval, waterschade …)
Artikel 34 – Opruimen
Na het bezoek dienen gebruikers alles op te ruimen en zowel gebouw als gebruikte attributen schoon achter te laten.
Artikel 35 – Huur lokaal
Ons lokaal is volledig uitgerust voor max. 50 personen. Ons lokaal kan aan onze leden verhuurd worden voor privé feestjes (verjaardag, kerstmis, afscheid ..). Leden die het lokaal wensen te gebruiken voor andere doeleinden nemen hiervoor contact op met het bestuur.
Indien je het lokaal wenst te gebruiken richt je je vraag hiervoor aan het bestuur met een duidelijke omschrijving van reden en doel. Pas na goedkeuring door het bestuur kan deze worden gebruikt.
Artikel 36 – Achterlaten ruimte
De gehuurde ruimte dient ordelijk achtergelaten te worden. Alles dient terug geplaatst te worden in de oorspronkelijke toestand. Alle afval ten gevolge van de activiteit zal door de huurder worden opgekuist en meegenomen.
Bij baby-fotografie dienen de gebruikte pampers meegenomen te worden en niet achtergelaten in de vuilbak.
DFT vzw kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor gebeurlijke ongevallen, diefstal of beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de huurder, noch voor om het even welke schade van lichamelijke of materiële aard, door de huurder of door het gebruik veroorzaakt.
Gelieve :
– nergens confetti te gebruiken (moeilijk te verwijderen);
– op te passen met gebruik van bladeren (kan achtergronddoek beschadigen en is moeilijk op te kuisen);
– het achtergrondpapier nooit vast te kleven op de grond;
– zo bewust mogelijk om te springen met het achtergrond papier zoals :
– morsen op het papier
– zwarte afdrukken (van schoenen) dit zo zorgzaam mogelijk te behandelen, uiteraard is dit niet te vermijden, enige oplettendheid kan wel het meeste kwaad voorkomen.
– bij het plaatsen van stoelen en/of andere attributen steeds opletten om niet door het papier te steken.
Om even een gedacht te geven, de prijs van een rol achtergrondpapier kost al snel € 90,00.
Artikel 37 – Beschadigingen
Beschadigingen van materiaal dat toebehoort aan de vzw DFT dient te allen tijde vergoed te worden. (flitsinstallatie, achtergronddoek, materiaal in de keuken en bar…)
Indien je iets beschadigt gelieve dit dan onmiddellijk te melden aan het bestuur.
Artikel 38 – Sancties
Bij niet naleving van de regels bij gebruik studio / lokaal worden volgende sancties opgelegd, die voor alle gebruikers – huurders van kracht zijn:
– niet naleving van de gebruiksregels : een forfaitaire sanctie van € 30,00;
– gebruik van de studio voor commerciële doeleinden zonder voorafgaand akkoord van het bestuur : een sanctie van € 250,00 en ontzegging van verder gebruik in de toekomst;
– wanneer er beschadigingen plaatsvinden aan het materiaal, eigendom van DFT vzw, zullen de kosten van herstelling en/of de nieuwwaarde in rekening gebracht worden.
Regelmatige overtredingen kunnen een weigering van verhuring in de toekomst tot gevolg hebben of bij ernstige overtredingen uitsluiting van het lidmaatschap.
Artikel 39 – Wettelijke aansprakelijkheid
Leden, die gebruik maken van clublokaal en/of fotostudio en eigendommen van de vereniging zijn verantwoordelijk voor eventueel aangerichte schade. Van de leden wordt derhalve geëist, dat zij persoonlijk en voldoende zijn verzekerd tegen de gevolgen van wettelijke aansprakelijkheid, omdat het bestuur hen aansprakelijk kan stellen voor door hen of hun metgezellen aangebrachte schade aan gebouw en/of eigendommen van de vereniging.
Artikel 40 – Commercieel gebruik gebouw
Het gebruik van het clubgebouw voor commerciële doeleinden, op welke wijze dan ook, is verboden.
Artikel 41 – Verzekering
In de jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage is inclusief een aansluiting bij Breedbeeld. Zo hebben onze leden een verzekering BA.
HOOFDSTUK 6 – BIJEENKOMSTEN
Artikel 42 – Bijeenkomst
Onze vereniging houdt om de 14 dagen haar bijeenkomst en dit op vrijdagavond van 20u tot 23u., eveneens op feestdagen, m.u.v. Kerstmis en Nieuwjaar.
De bijeenkomsten worden geleid door de voorzitter. Bij zijn afwezigheid zal er een vervanger aangesteld worden.
Van onze leden wordt verwacht dat zij actief bezig zijn met fotografie en op regelmatige basis de bijeenkomsten bijwonen.
Leden die om bepaalde reden gedurende een trimester geen bijeenkomsten bijwonen, en dit niet melden aan het bestuur, worden automatisch geschrapt uit de mailinglijst.
De inhoud van de bijeenkomsten kan bestaan uit informatie delen, gastsprekers, bekijken en beoordelen van foto’s en thema foto’s.
Leden die bepaalde uiteenzettingen wensen te brengen of informatie wensen te delen kunnen dit steeds melden aan de voorzitter. In zover dit haalbaar is zal dit ingepland worden op een bijeenkomst.
Wij verwachten van al onze leden dat zij zich collegiaal gedragen t.o.v. andere leden. De wet voorziet dat elk lid als gelijke dient aanzien te worden.
Artikel 43 – Drank
Tijdens de bijeenkomsten kan er drank genuttigd worden. Drankverbruik wordt ten laatste op het einde van de bijeenkomst afgerekend worden met de barverantwoordelijke.
De barverantwoordelijke heeft het recht alcohol te weigeren aan leden.
Artikel 44 – Roken
Roken in gans het gebouw is VERBODEN.
HOOFDSTUK 7 – BIJDRAGEN
Artikel 45 – Bijdragen
§ 1 Gebruik lokaal :
Vast bedrag van € 150,00 per dag + drankafname (niet verplicht).
Bij drankafname gelden andere verbruiksprijzen dan tijdens de bijeenkomsten.
Bij huur lokaal gelden volgende prijzen bij afname drank.
– Voor consumpties van € 2,00 betaal je € 1,50;
– Voor consumpties van € 3,00 betaal je € 2,50.
§2 Gebruik studio :
Per studio :
* Voor leden (enkel lid van onze vereniging) :
€ 20,00 per 4 uur
€ 5,00 extra per uur
* Voor niet-leden :
€ 60,00 per 4 uur
§3 Voor commerciële doeleinden :
In samenspraak met het bestuur.
De bijdragen dienen steeds onmiddellijk na gebruik van de studio of lokaal vereffend te worden via overschrijving op rekening van de vereniging met vermelding van volgende referte : “naam lid + datum huur”.
HOOFDSTUK 8 – BEVEILIGING
Artikel 46 – Alarm en camerabewaking
Teneinde onze lokalen te beveiligen zijn deze volledig uitgerust met een alarm.
Er zijn tevens camera’s aanwezig. De camera bewaking is duidelijk aangegeven zoals wettelijk vereist.
De nodige formaliteiten i.v.m. de wet op de privacy werden gedaan bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer en werd gepubliceerd in het Openbaar register van de Commissie.
HOOFDSTUK 9 – TENTOONSTELLINGEN
Artikel 47 – Algemeen
“DFT” tracht minimaal eenmaal per jaar een tentoonstelling te houden. De datum wordt bepaald door het bestuur.
Artikel 48 – Formaateisen en lijstvoorschriften
Leden kunnen hun foto’s tentoonstellen.
Leden die foto’s exposeren, dienen deze zelf ter plaatse te brengen en op te hangen. Eventuele afwijkingen zijn vooraf te bespreken (ziekte, vakantie…), zodat leden die per uitzondering niet aanwezig kunnen zijn, toch hun foto’s kunnen uithangen.
De formaten en het aantal te exposeren foto’s is uiteraard afhankelijk van de beschikbare expositieruimte.
Artikel 49 – Algemeen of thematisch onderwerp
De tentoonstelling kan een algemeen karakter dragen, d.w.z. zonder een bepaald onderwerp. Op deze manier creëren we een globale indruk van datgene waarmee de leden van “DFT” bezig zijn.
Artikel 50 – Bekendmaken van komende tentoonstellingen
De datum van de jaarlijkse tentoonstelling wordt ruim op voorhand via mail en bijeenkomst meegedeeld aan de leden.
Artikel 51 – Verkoop van tentoongestelde foto’s
Leden mogen hun tentoongestelde foto’s verkopen.
HOOFDSTUK 10 – WERKGROEPEN
Artikel 52 – Werkgroepen
Al naar gelang het bestuur dat wenselijk acht en de mogelijkheden daartoe gunstig zijn, kan het bestuur tijdelijke werkgroepen oprichten, die het stimuleren van een bepaalde tak van de fotografie ten doel zullen hebben, zulks overeenkomstig het gestelde in art. 1 van dit Reglement.
HOOFDSTUK 11 – JEUGDWERKING
Artikel 53 – Jeugd
DFT heeft een werkgroep jeugd. Zij hebben bijeenkomst de zaterdag na de gewone bijeenkomsten om de 14 dagen tussen 14 en 17 uur.
HOOFDSTUK 12 – WIJZIGING INTERN REGLEMENT
Artikel 54 – Begrip: “wijziging”
Onder wijziging van dit Reglement wordt verstaan zowel een algehele herziening als een simpele wijziging.
Een wijziging aan het intern reglement wordt gedaan door het bestuursorgaan. Een doorgevoerde wijziging van het intern reglement treedt onmiddellijk in werking.
Elke wijziging wordt per mail gemeld aan de leden.
HOOFDSTUK 13 – PRIVACY WETGEVING
Aan de toegetreden en werkende leden van de vzw DFT:
Om te kunnen voldoen aan de GDPR (General Data Protection Regulation) wetgeving enerzijds en jullie vertrouwen niet te schaden aangaande jullie persoonsgegevens anderzijds, geven wij graag volgende richtlijnen.
De persoonlijke gegevens van een lid van de vzw DFT zijn vertrouwelijk opgeslagen op een Google Cloud, wetende dat deze Google Cloud GDPR compliant is. Deze gegevens zijn enkel en alleen toegankelijk door de volgende personen, Voorzitter Eddy Erpels, secretaris Irène Bally en penningmeester Erik Verschueren.
Deze persoonlijke gegevens worden in geen enkel geval doorgegeven aan derde partijen die niet gerelateerd zijn aan de vzw DFT. Uitzondering hierop zijn Breedbeeld (het vroegere CVB).
De reden hiervan is dat wij met de vzw DFT zijn aangesloten bij deze groep en hier verzekering BA kunnen genieten. Let wel, ook deze vereniging dient de regels van GDPR te respecteren.
De leden van DFT vzw gaan hierbij akkoord dat hun gegevens op deze manier worden behandeld, en hierbij mail wensen te ontvangen zij het wel club gerelateerde data, waaronder verslagen, en andere kennisgevingen.
De gegevens zoals een pasfoto en een club gerelateerd e-mail adres is zichtbaar op de website van de vzw DFT zonder dat je bent aangemeld. Elke bezoeker kan dus deze gegevens (pasfoto en e-mail adres) bekijken. Om de overige gegevens van de leden te bekijken dien je je aan te melden met een geldige gebruikersnaam en beveiligd met een wachtwoord. Deze gegevens zijn dus niet toegankelijk voor buitenstaanders.
Het e-mailadres dat wordt gebruikt binnen de vereniging heeft de volgende structuur; voornaam.achternaam@dftvzw.be . Dit adres zal worden doorgelinkt naar het persoonlijke adres van een desbetreffend lid. Dit betekent dat bij het verlaten van de vereniging het technisch onmiddellijk mogelijk is om dit adres te verwijderen op de DFT server, waardoor er geen enkele DFT vzw mail nog toekomt op het persoonlijk adres van de leden.
Alle beeldmateriaal dat wordt bezorgd aan de vzw DFT kan en mag vrij gebruikt worden binnen de vereniging. Let wel er zal nooit beeldmateriaal van eender welk lid binnen de vzw gebruikt worden t.b.v. commerciële doeleinden.
Als lid van de vzw DFT ga je akkoord met bovenstaande privacy richtlijnen.
HOOFDSTUK 14 – SLOTBEPALINGEN
Artikel 55 – Niet voorziene gevallen
In gevallen, waarin dit Reglement niet voorziet, beslist het bestuursorgaan.
Artikel 56 – In werking treden van dit Reglement
Alle regels uiteengezet in dit reglement zijn opgesteld om een goede werking van de vereniging te garanderen en misbruiken tegen te gaan. Dit reglement is een aanvulling op de statuten.
Dit reglement kan te allen tijde worden aangepast, de leden worden van elke aanpassing bericht via mail.
Dit Reglement treedt in werking op 23 november 2023.
De voorzitter, De secretaris,